Terminarz z bazą kontaktów z klientami
W typowych terminarzach lub menedżerach kontaktów (ang. Contact Menager) jest jedna książka adresowa, w której wprowadza się wszystkie kontakty. Rozróżnienie kontaktów prywatnych od biznesowych następuje po zaznaczeniu podczas edycji danego rekordu pola wyboru o nazwie Kontakt prywatny. Cała baza zazwyczaj przechowywana jest w jednym pliku a rozróżnienie kontaktu prywatnego od biznesowego wykorzystywane jest wtedy, gdy trzeba udostępnić dane np. osobie pracującej przy innym komputerze. Domyślnie kontakty o statusie „prywatnym” nie są udostępniane innym współpracownikom.
W systemie mAsystent zastosowano inne podejście do tematyki zarządzania kontaktami. Po licznych konsultacjach z menedżerami i pracownikami zajmującymi się obsługą klientów zdecydowano się na rozdzielenie książki adresowej na dwie osobne tzn. prywatną oraz biznesową. Obie książki oczywiście dostępne są z poziomu wspólnego interfejsu programu ale założono, że kontakty prywatne mają być dostępne wyłącznie dla pracownika, który je wprowadził i przechowywane tylko w jego komputerze. Natomiast do kontaktów biznesowych powinien być wspólny dostęp dla wszystkich pracowników pracujących w jednej grupie roboczej (np. dziale) lub sieci LAN (np. cała firma). Dodatkowo książka kontaktów służbowych jest zintegrowana z modułem Historii kontaktów, w którym można zapisywać historię kontaktów z wybranym klientem (por. dalsza część rozdziału), dzięki czemu mAsystent jest oprogramowaniem, które łączy w sobie podstawową funkcjonalność znaną z komputerowych terminarzy (PIM) i oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM).
Dostęp do historii kontaktów z klientami
Takiego połączenia przy zachowaniu prostoty użytkowania brakowało kierownikom i pracownikom w systemach komputerowych, z których korzystali dotychczas w swoich firmach. Szybki dostęp do informacji o klientach oraz podgląd historii zdarzeń na styku klient-firma (np. telefon od klienta) lub firma-klient (np. wiadomość e-mail wysłana do klienta) powinien podnieść jakość obsługi klienta w małej firmie a także wpłynąć pozytywnie na skrócenie czasu niezbędnego do sprawnej obsługi klienta. O ile wcześniej informacje zapisywane o kliencie krążyły po całej mikrofirmie to po wdrożeniu systemu mAsystent, cała wiedza o kliencie przechowywana jest w jednym miejscu i każdy pracownik ma do niej niezależny dostęp.
Czytaj więcej: Baza kontaktów z klientami
Dodatkowo komputer może przypominać automatycznie o urodzinach lub imieninach danej osoby (klienta). Jest też funkcja, która pokazuje wszystkie kontakty, które np. w ciągu najbliższych dni mają imieniny i/lub urodziny. Jeżeli nie zna się daty, w której dana osoba obchodzi imieniny to system może podpowiedzieć wszystkie daty imienin dla podanego imienia. Dla każdego rekordu w bazie może być przechowywanych 30 różnego rodzaju informacji.
Ciekawą funkcją jest możliwość lokalizacji na mapie adresu zamieszkania osoby z książki prywatnej. Wystarczy wprowadzić ulicę oraz miasto (kod pocztowy komputer sam odszuka) i nacisnąć przycisk Pokaż adres na mapie, następnie, oprogramowanie przekazuje dane do serwisu Google Maps i pokazuje adres zamieszkania klienta. Do każdego kontaktu można dodać zdjęcie, załączniki oraz wpisywać różnego rodzaju notatki lub uwagi. Dzięki temu książka prywatna w wielu firmach wykorzystywana jest w dziale kadr do przechowywania danych osobowych pracowników, listów motywacyjnych, CV itp. Dokumenty w wersji elektronicznej dodaje się do kontaktu w postaci załączników.
Wybrane tagi
aktywacja baza danych bezpłatna contact manager CRM czas pracy e-learning e-mail FAQ filtr antyspamowy freeware Funkcje historia kontaktów informacja osobista klasyfikacja kompleksowy kontakt manadżer książka kontaktowa kurs licencja mAsystent materiały menedżer kontaktów moduły nauka okna oprogramowanie Organizacja organizer PIM poczta pomoc program programy pytania system zarządzania szkolenie terminarz warunki Windows 10 wsparcie wygląd zarządzanie czasem zarządzanie kontaktami zrzuty ekranu