Zarządzanie czasem zaczyna się od poczucia, że potrafimy wpływać na przebieg własnego dnia. Kiedy zadania są planowane i kończone w terminie, rośnie poczucie sprawczości. Gdy obowiązki stale się piętrzą, a kolejne terminy mijają, tracimy nie tylko kontrolę nad pracą, lecz również przestrzeń potrzebną na odpoczynek i życie prywatne.
Czas jest zasobem wyjątkowym: nie można go odłożyć na później, dokupić ani odzyskać. W archiwalnym opracowaniu projektu mAsystent przyjęto orientacyjne założenie, że po odjęciu snu i okresu edukacji człowiek dysponuje około 260 tysiącami godzin aktywnego życia. Sposób ich wykorzystania zależy w dużej mierze od codziennych wyborów.
Problemem nie zawsze jest nadmiar pracy. Często prawdziwą przyczyną braku czasu okazuje się niejasny cel, brak priorytetów albo niewłaściwy sposób organizacji działania.
Czas jako nieodnawialny kapitał
Czas porządkuje zdarzenia i wyznacza ramy każdego działania. Z perspektywy menedżera ma również wymiar ekonomiczny: godzina poświęcona jednej sprawie nie może zostać jednocześnie wykorzystana na inną. Nadmierne skupienie na obowiązkach zawodowych odbywa się kosztem regeneracji, a zbyt małe zaangażowanie utrudnia osiąganie celów.
Świadome gospodarowanie czasem nie polega na wypełnianiu każdej minuty. Celem jest uzyskanie możliwie dobrych rezultatów przy zachowaniu przestrzeni na czynności ważne, odpoczynek i zdarzenia, których nie dało się przewidzieć.
Najpierw sprawdź, gdzie znika tydzień
Pierwszym krokiem optymalizacji jest rejestr rzeczywistego wykorzystania czasu. Najlepiej wybrać typowy tydzień pracy i na bieżąco zapisywać moment przechodzenia pomiędzy zadaniami. Pod koniec każdego dnia wpisy należy uporządkować, a po tygodniu zsumować.
Taki audyt pokazuje, ile godzin pochłaniają spotkania, telefony, korespondencja, praca koncepcyjna, czynności administracyjne oraz przerwy. Dopiero wtedy można zdecydować, które aktywności są niezbędne, które można skrócić, a z których warto zrezygnować.
Do typowych pożeraczy czasu należą nieprecyzyjne cele, brak terminów, odkładanie decyzji, źle przygotowane spotkania, bezowocne rozmowy, bałagan informacyjny oraz częste przełączanie uwagi. W życiu prywatnym warto przeprowadzić identyczną analizę.
Od intencji do konkretnego celu
Cel powinien opisywać rezultat możliwie precyzyjnie. Zamiast ogólnego postanowienia „będę więcej pisać”, lepiej określić konkretną liczbę stron, częstotliwość pracy i termin zakończenia. Pozytywna forma celu ułatwia koncentrowanie się na działaniu, które ma zostać wykonane.
Plan musi pozostać realistyczny i zawierać margines na sytuacje nieprzewidziane. Zbyt sztywne ramy prowadzą do zniechęcenia przy pierwszym odstępstwie. Pisemny harmonogram pozwala natomiast obserwować postęp i korygować kolejne kroki.
Zapisz rezultat
Określ jednoznacznie, co ma powstać i po czym poznasz, że zadanie zostało ukończone.
Wyznacz termin
Przypisz datę zakończenia oraz punkty kontrolne dla dłuższych przedsięwzięć.
Zaplanuj alternatywę
Zostaw rezerwę i zdecyduj wcześniej, co zrobisz, gdy pojawią się przeszkody.
Śledź postęp
Regularnie porównuj wykonanie z planem, zamiast czekać do ostatniego dnia.
Ważne czy tylko pilne?
Po zdefiniowaniu celów trzeba rozstrzygnąć, które sprawy mają największe znaczenie. Pilność opisuje presję czasu, natomiast ważność określa wpływ zadania na rezultat. Najpierw należy realizować sprawy jednocześnie ważne i pilne, ale dojrzałe planowanie polega również na rezerwowaniu czasu dla zadań ważnych, zanim staną się nagłe.
W pracy nie chodzi o zamknięcie jak największej liczby drobnych obowiązków. Miarą skuteczności są wyniki osiągnięte w sprawach kluczowych. Pomocną perspektywę daje reguła Pareta, według której niewielka część działań może odpowiadać za większość efektu.
Najpierw działania o największym wpływie.
Perfekcyjne dopracowywanie elementów o małym znaczeniu może pochłonąć więcej czasu niż wykonanie pracy decydującej o końcowym rezultacie.
Jak ograniczyć odkładanie spraw
Zadania bywają odkładane z powodu niechęci, perfekcjonizmu lub przekonania, że nie uda się ich wykonać poprawnie. Nierozwiązane sprawy kumulują się i stale zajmują uwagę. Zwłoka jest uzasadniona przede wszystkim wtedy, gdy decyzja zależy od informacji, których jeszcze nie posiadamy.
Bilans decyzji
Przed odłożeniem sprawy wypisz konsekwencje działania oraz zwłoki. Zdecyduj świadomie, czy oczekiwanie rzeczywiście przynosi korzyść.
Metoda salami
Duże i nieprzyjemne zadanie podziel na małe części. Wykonaj jeden konkretny fragment, zamiast czekać na idealny moment dla całości.
Delegowanie uwalnia uwagę menedżera
Przekazywanie zadań pozwala kadrze kierowniczej skupić się na pracy o znaczeniu strategicznym, a jednocześnie wykorzystuje wiedzę i doświadczenie współpracowników. Dobrze przeprowadzone delegowanie zwiększa odpowiedzialność i może wzmacniać motywację zespołu.
Zlecenie powinno być jednoznaczne, najlepiej zapisane i uzupełnione terminem. Osoba wykonująca zadanie musi znać oczekiwany rezultat, powód wyboru, dostępne zasoby oraz granice samodzielności.
Pracuj zgodnie z własnym rytmem dnia
Poziom energii i koncentracji zmienia się w ciągu doby. Dawne opracowanie wskazywało typowy wzrost wydajności przed południem oraz mniejszy szczyt późnym popołudniem. Jest to jednak model ogólny — rzeczywisty przebieg zależy od indywidualnych predyspozycji, snu, przyzwyczajeń i trybu życia.
Warto przez kilka dni obserwować własną koncentrację i w okresach największej sprawności wykonywać zadania koncepcyjne. Spadki energii można przeznaczyć na rutynę, korespondencję i krótkie kontakty. Regularne przerwy nie są stratą czasu, lecz warunkiem utrzymania jakości pracy.
Najlepszy harmonogram wynika z obserwacji własnego organizmu, a nie ze sztywnego kopiowania uniwersalnego wykresu.
Prosty proces odzyskiwania kontroli
Techniki planowania są jedynie początkiem. Skuteczne zarządzanie czasem wymaga konsekwencji, realistycznego podejścia i gotowości do rezygnowania z działań, które nie prowadzą do istotnego wyniku.
- Przez tydzień rejestruj rzeczywiste wykorzystanie czasu.
- Usuń lub ogranicz czynności, które nie wspierają ważnych celów.
- Zapisuj cele, terminy oraz kolejne kroki ich realizacji.
- Rozróżniaj ważność zadania od presji jego pilności.
- Deleguj pracę wraz z jednoznacznym rezultatem i terminem.
- Najtrudniejsze zadania dopasuj do okresów najlepszej koncentracji.
Literatura źródłowa
- W. Głuch, „Mądrość świata”, Wydawnictwo Europa, Wrocław 1997.
- „Encyklopedia Powszechna PWN”, wyd. 3, tom 1, PWN, Warszawa 1983.
- „Komputerowy Słownik Języka Polskiego”, edycja 2, PWN, Warszawa 1998.
- L. J. Seiwert, „Jak organizować czas”, PWN, Warszawa 1998.
- D. Fontana, „Zarządzanie czasem”, PWN, Warszawa 1999.
- H. Bieniok, „Zarządzanie czasem”, Wydawnictwo Uczelniane Akademii Ekonomicznej w Katowicach, 1999.
- H. Mintzberg, „The Nature of Managerial Work”, Harper and Row, New York 1973.
- T. Oleksyn, „Sztuka kierowania”, WSZiP im. B. Jańskiego, Warszawa 1997.
- L. J. Seiwert, „Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu”, Placet, Warszawa 1999.
- W. Kieżun, „Sprawne zarządzanie organizacją”, SGH, Warszawa 1997.
- B. McRae, „Praktyczne gospodarowanie czasem”, M&A Communications Polska, Lublin 1994.