Kompleksowość bez utraty orientacji
Organizer ma wspierać cały dzień użytkownika, dlatego łączy planowanie z przechowywaniem informacji. W mAsystencie obok terminarza znalazły się kontakty, notatki, zadania, dokumenty, adresy WWW oraz dane poufne.
Rozbudowany zakres wymagał przejrzystej struktury menu. Moduły grupowano według rodzaju informacji i kontekstu: prywatnego, służbowego lub wspólnego.
- Organizacja dniaTerminy, zadania i przypomnienia.
- Baza wiedzy osobistejNotatki, dokumenty oraz adresy internetowe.
- RelacjeKontakty prywatne, biznesowe i historia spraw.
- Informacja bieżącaRSS, kursy, pogoda oraz inne źródła.
Funkcje wynikające z badań użytkowników
Zestaw modułów nie był wyłącznie pomysłem autora. Projekt uwzględniał potrzeby zgłaszane przez przedstawicieli małych firm oraz osoby korzystające z programów do zarządzania czasem.
Badani oczekiwali między innymi skarbca informacji, bazy adresów internetowych, poczty z filtrem antyspamowym, kanałów RSS i narzędzi pracy grupowej.
Kompleksowy system nie powinien gromadzić funkcji przypadkowych. Każdy moduł musi odpowiadać na rozpoznaną potrzebę informacyjną.
Od informacji do działania
Samo przechowywanie danych nie poprawia organizacji. Informacja musi zostać powiązana z decyzją, terminem lub zadaniem. Dlatego centrum PIM powinno umożliwiać szybkie przejście od notatki do działania.
mAsystent łączył widoki kalendarza, drzewo zadań i książkę kontaktową. W teorii miało to usprawniać przepływ informacji między pracownikiem, zespołem i kierownictwem.
- ZapiszPrzechwyć informację w odpowiednim module.
- PowiążDodaj osobę, termin albo sprawę.
- ZaplanujOkreśl kolejne działanie i priorytet.
- KontrolujSprawdź wykonanie oraz historię zmian.