Klasyfikacja programów zarządzania czasem

Mówiąc o funkcjach a dokładnie rzecz biorąc zakresie funkcjonalnym można przyjąć następne kryterium podziału ze względu na funkcjonalności. Z racji tego, że programy PIM na urządzenia mobilne oferują zazwyczaj ograniczony zestaw funkcji wyróżnia się następujące kategorie:
• Kalendarze (ang. Calendar) – pozwalające zarządzać terminami i zadaniami,
• Notatniki (ang. Notes) – przeznaczone do sporządzania notatek,
• Listy do zrobienia (ang. To-List) – czyli zarządzania zadaniami,
• Wizytowniki (ang. Business Card) – do przechowywania danych teleadresowych,
• Śledzenie czasu (ang. Time Track lub Project Time Manager) – do mierzenia czasu realizacji zadania lub projektu,
• Menedżery informacji osobistych (ang. Personal Information Manager) – służące do kompleksowego zarządzania czasem (PIM), które zawierają wszystkie wymienione powyżej kategorie najczęściej z wyłączeniem śledzenia czasu wykonania projektu.

Dodatkowo można przedstawić jeszcze jedną klasyfikację biorąc pod uwagę tryb pracy oprogramowania zarządzającym czasem tj.:
• Offline – z których można korzystać bez dostępu do Sieci. Takie rozwiązania jednak powoli tracą na popularności gdyż nie zezwalają na pracę w grupie, wymianę informacji a tym samym nie wykorzystują prawdziwego potencjału, jaki drzemie w systemach komputerowych.
• Online – które wymagają dostępu do sieci firmowej lub internetu ale oferują możliwość współdzielenia informacji między pracownikami niezależnie od miejsca, w którym Ci przebywają.

Ten ostatni podział wydaje się być czysto akademicki gdyż pełne możliwości zarządzania czasem w firmie uwydatniają się dopiero wtedy, gdy systemy mogą synchronizować się poprzez internet a pracownicy mają dostęp do swoich informacji niezależnie od sprzętu jakim dysponują oraz miejsca, w którym przebywają. Duża część programów zarządzania czasem pozwala także na pracę w trybie offline bez konieczności dostępu do Sieci ale jednocześnie na żądanie oferuje funkcje synchronizacji online poprzez rozwiązania chmurowe lub konta w serwisach społecznościowych. Dzięki temu menedżer może pracować ze swoimi danymi nie będąc połączonym z siecią np. podczas lotu samolotem a jak tylko podłączy się do sieci to oprogramowanie synchronizuje dane między jego urządzeniem a serwerem firmowym tym samym dając mu dostęp do najnowszych danych wprowadzonych np. przez współpracowników