Klasyfikacja programów do zarządzania czasem

Oprogramowanie PIM do organizacji dnia pracy

Klasyfikacja programów do zarządzania czasem

Systemy do zarządzania czasem (ang. Time Management) stają się coraz bardziej powszechne dzięki upowszechnieniu urządzeń mobilnych a w szczególności smartfonów i tabletów. Praktycznie każdy z menedżerów korzysta w mniejszym lub większym zakresie z komputerowych terminarzy takich jak chociażby Kalendarz Google. Jest to kalendarz, który dostępny jest w każdym smartfonie z systemem Android. Dzięki temu wpisując termin w telefonie jest on automatycznie dostępny np. w komputerze stacjonarnym. W związku z tym temu mając ze sobą sam telefon można wprowadzać do niego terminy lub notatki i potem mieć do nich dostęp w komputerze stacjonarnym po powrocie do firmy.

Analizując przykładowe systemy do zarządzania czasem (PIM) dostępne na polskim i zagranicznym rynku można przyjąć główne kryterium podziału jakim jest sposób korzystania z oprogramowania. Zasadniczo wśród komputerowych terminarzy wyróżnia się trzy grupy tzn.
• aplikacje typu desktop (ang. desktop) instalowane w komputerze użytkownika,
• aplikacje dostępne z poziomu przeglądarki internetowej (ang. online) udostępniane zazwyczaj w modelu ASP lub instalowane w sieciach intranetowych firm,
• aplikacje dostępne na urządzenia mobilne (ang. mobile) czyli palmtopy, smartfony, tablety oraz fablety.

Celowo w klasyfikacji pominięto grupę urządzeń takich jak elektroniczny organizer lub słownik z funkcją terminarza gdyż te urządzenia wraz z rozwojem sprzętu komputerowego po prostu obecnie nie są używane lub przechodzą w zapomnienie. W związku z tym w dalszej części rozdziału przedstawione zostaną przykłady popularnych systemów do zarządzania czasem uwzględniając powyższy podział wraz z charakterystyką poszczególnych funkcji jakie oferują.

mAsystent - Program do zarządzania czasem

mAsystent - typowy program do zarządzania czasem

Mówiąc o funkcjach a dokładnie rzecz biorąc zakresie funkcjonalnym można przyjąć następne kryterium podziału ze względu na funkcjonalności. Z racji tego, że programy PIM na urządzenia mobilne oferują zazwyczaj ograniczony zestaw funkcji wyróżnia się następujące kategorie:
• Kalendarze (ang. Calendar) – pozwalające zarządzać terminami i zadaniami,
• Notatniki (ang. Notes) – przeznaczone do sporządzania notatek,
• Listy do zrobienia (ang. To-List) – czyli zarządzania zadaniami,
• Wizytowniki (ang. Business Card) – do przechowywania danych teleadresowych,
• Śledzenie czasu (ang. Time Track lub Project Time Manager) – do mierzenia czasu realizacji zadania lub projektu,
• Menedżery informacji osobistych (ang. Personal Information Manager) – służące do kompleksowego zarządzania czasem (PIM), które zawierają wszystkie wymienione powyżej kategorie najczęściej z wyłączeniem śledzenia czasu wykonania projektu.

Dodatkowo można przedstawić jeszcze jedną klasyfikację biorąc pod uwagę tryb pracy oprogramowania zarządzającym czasem tj.:
• Offline – z których można korzystać bez dostępu do Sieci. Takie rozwiązania jednak powoli tracą na popularności gdyż nie zezwalają na pracę w grupie, wymianę informacji a tym samym nie wykorzystują prawdziwego potencjału, jaki drzemie w systemach komputerowych.
• Online – które wymagają dostępu do sieci firmowej lub internetu ale oferują możliwość współdzielenia informacji między pracownikami niezależnie od miejsca, w którym Ci przebywają.

Ten ostatni podział wydaje się być czysto akademicki gdyż pełne możliwości zarządzania czasem w firmie uwydatniają się dopiero wtedy, gdy systemy mogą synchronizować się poprzez internet a pracownicy mają dostęp do swoich informacji niezależnie od sprzętu jakim dysponują oraz miejsca, w którym przebywają. Duża część systemów zarządzania czasem pozwala także na pracę w trybie offline bez konieczności dostępu do Sieci ale jednocześnie na żądanie oferuje funkcje synchronizacji online poprzez rozwiązania chmurowe lub konta w serwisach społecznościowych. Dzięki temu menedżer może pracować ze swoimi danymi nie będąc połączonym z siecią np. podczas lotu samolotem a jak tylko podłączy się do sieci to oprogramowanie synchronizuje dane między jego urządzeniem a serwerem firmowym tym samym dając mu dostęp do najnowszych danych wprowadzonych np. przez współpracowników

Inne artykuły związane z tematyką zarządzania czasem

Platforma szkoleniowa

Ważny komunikat

W chwili obecnej program mAsystent nie jest już rozwijany i nie jest świadczona do niego pomoc techniczna. Z programu można nadal korzystać ale nie udzielamy pomocy w jego obsłudze oraz nie oferujemy modyfikacji programu do potrzeb firmy. Jeżeli potrzebujecie Państwo typowego systemu CRM do obsługi swoich klientów to polecamy oprogramowanie SuiteCRM na licencji open source. Natomiast do obsługi zgłoszeń telefonicznych lub e-mail możemy polecić darmowy system OTRS.