Podział według zakresu funkcji
Narzędzia do zarządzania czasem mogą koncentrować się na jednej czynności albo łączyć wiele obszarów. Najprostsze rozwiązania odpowiadają na konkretną potrzebę, natomiast PIM buduje całościowe środowisko informacji osobistej.
Wybór kategorii powinien zależeć od procesu użytkownika, a nie od liczby funkcji prezentowanych przez producenta.
- KalendarzeZarządzanie terminami i wydarzeniami.
- NotatnikiSporządzanie oraz porządkowanie notatek.
- Listy To-DoPlanowanie i kontrola zadań.
- WizytownikiPrzechowywanie danych teleadresowych.
- Time trackingPomiar czasu projektu lub czynności.
- PIMPołączenie kalendarza, zadań, kontaktów i notatek.
Desktop, urządzenia mobilne i usługi online
Innym kryterium jest urządzenie oraz sposób dostępu. Historyczne programy desktopowe oferowały bogate funkcje i lokalną bazę. Aplikacje mobilne początkowo upraszczały zakres na rzecz wygody.
Rozwiązania online umożliwiły synchronizację i pracę grupową niezależnie od miejsca, ale wprowadziły zależność od sieci i zewnętrznej infrastruktury.
Podział na offline i online coraz częściej zastępują rozwiązania hybrydowe: lokalna praca jest synchronizowana po odzyskaniu połączenia.
Jak dobrać właściwe narzędzie
Osoba potrzebująca wyłącznie przypomnień może wybrać prostą listę zadań. Menedżer pracujący z kontaktami, dokumentami i wspólnymi terminami potrzebuje bardziej zintegrowanego systemu.
mAsystent reprezentował klasę rozbudowanych desktopowych PIM z elementami pracy grupowej i mini CRM.
Krok
Zapisz informacje, którymi rzeczywiście zarządzasz.
Krok
Określ, czy dane mają być prywatne czy współdzielone.
Krok
Sprawdź wymagania dotyczące pracy offline i synchronizacji.
Krok
Wybierz najmniej złożone narzędzie spełniające cały proces.