Systemy do zarządzania czasem (ang. Time Management) stają się coraz bardziej powszechne dzięki upowszechnieniu urządzeń mobilnych a w szczególności smartfonów i tabletów. Praktycznie każdy z menedżerów korzysta w mniejszym lub większym zakresie z komputerowych terminarzy takich jak chociażby Kalendarz Google. Jest to kalendarz, który dostępny jest w każdym smartfonie z systemem Android. Dzięki temu wpisując termin w telefonie jest on automatycznie dostępny np. w komputerze stacjonarnym. W związku z tym temu mając ze sobą sam telefon można wprowadzać do niego terminy lub notatki i potem mieć do nich dostęp w komputerze stacjonarnym po powrocie do firmy.
Analizując przykładowe systemy do zarządzania czasem (PIM) dostępne na polskim i zagranicznym rynku można przyjąć główne kryterium podziału jakim jest sposób korzystania z oprogramowania. Zasadniczo wśród komputerowych terminarzy wyróżnia się trzy grupy tzn.
• aplikacje typu desktop (ang. desktop) instalowane w komputerze użytkownika,
• aplikacje dostępne z poziomu przeglądarki internetowej (ang. online) udostępniane zazwyczaj w modelu ASP lub instalowane w sieciach intranetowych firm,
• aplikacje dostępne na urządzenia mobilne (ang. mobile) czyli palmtopy, smartfony, tablety oraz fablety.
Celowo w klasyfikacji pominięto grupę urządzeń takich jak elektroniczny organizer lub słownik z funkcją terminarza gdyż te urządzenia wraz z rozwojem sprzętu komputerowego po prostu obecnie nie są używane lub przechodzą w zapomnienie. W związku z tym w dalszej części rozdziału przedstawione zostaną przykłady popularnych systemów do zarządzania czasem uwzględniając powyższy podział wraz z charakterystyką poszczególnych funkcji jakie oferują.
Mówiąc o funkcjach a dokładnie rzecz biorąc zakresie funkcjonalnym można przyjąć następne kryterium podziału ze względu na funkcjonalności. Z racji tego, że programy PIM na urządzenia mobilne oferują zazwyczaj ograniczony zestaw funkcji wyróżnia się następujące kategorie:
• Kalendarze (ang. Calendar) – pozwalające zarządzać terminami i zadaniami,
• Notatniki (ang. Notes) – przeznaczone do sporządzania notatek,
• Listy do zrobienia (ang. To-List) – czyli zarządzania zadaniami,
• Wizytowniki (ang. Business Card) – do przechowywania danych teleadresowych,
• Śledzenie czasu (ang. Time Track lub Project Time Manager) – do mierzenia czasu realizacji zadania lub projektu,
• Menedżery informacji osobistych (ang. Personal Information Manager) – służące do kompleksowego zarządzania czasem (PIM), które zawierają wszystkie wymienione powyżej kategorie najczęściej z wyłączeniem śledzenia czasu wykonania projektu.
Dodatkowo można przedstawić jeszcze jedną klasyfikację biorąc pod uwagę tryb pracy oprogramowania zarządzającym czasem tj.:
• Offline – z których można korzystać bez dostępu do Sieci. Takie rozwiązania jednak powoli tracą na popularności gdyż nie zezwalają na pracę w grupie, wymianę informacji a tym samym nie wykorzystują prawdziwego potencjału, jaki drzemie w systemach komputerowych.
• Online – które wymagają dostępu do sieci firmowej lub internetu ale oferują możliwość współdzielenia informacji między pracownikami niezależnie od miejsca, w którym Ci przebywają.
Ten ostatni podział wydaje się być czysto akademicki gdyż pełne możliwości zarządzania czasem w firmie uwydatniają się dopiero wtedy, gdy systemy mogą synchronizować się poprzez internet a pracownicy mają dostęp do swoich informacji niezależnie od sprzętu jakim dysponują oraz miejsca, w którym przebywają. Duża część systemów zarządzania czasem pozwala także na pracę w trybie offline bez konieczności dostępu do Sieci ale jednocześnie na żądanie oferuje funkcje synchronizacji online poprzez rozwiązania chmurowe lub konta w serwisach społecznościowych. Dzięki temu menedżer może pracować ze swoimi danymi nie będąc połączonym z siecią np. podczas lotu samolotem a jak tylko podłączy się do sieci to oprogramowanie synchronizuje dane między jego urządzeniem a serwerem firmowym tym samym dając mu dostęp do najnowszych danych wprowadzonych np. przez współpracowników
