Od kalendarza do środowiska pracy
Elektroniczny terminarz nie powinien ograniczać się do zapisywania dat. W codziennej pracy termin jest powiązany z osobą, zadaniem, dokumentem, notatką i oczekiwanym rezultatem. Dopiero połączenie tych informacji tworzy użyteczne środowisko organizacji.
Projekt mAsystent rozwijał tę ideę, łącząc klasyczny kalendarz z funkcjami PIM oraz uproszczonymi elementami CRM. Użytkownik nie musiał przechodzić pomiędzy wieloma aplikacjami, aby odtworzyć kontekst konkretnej sprawy.
- KalendarzeWidoki dnia, tygodnia, miesiąca i roku.
- ZadaniaListy spraw prywatnych i służbowych wraz z terminami.
- KontaktyDane osób oraz historia powiązanych zdarzeń.
- NotatkiSzybkie zapisywanie informacji potrzebnych podczas pracy.
Terminy, priorytety i przypomnienia
Dobry terminarz pomaga nie tylko pamiętać, ale przede wszystkim wybierać. Powinien rozróżniać ważność i pilność spraw, prezentować obciążenie dnia oraz ostrzegać z odpowiednim wyprzedzeniem.
W mAsystencie terminy i zadania mogły należeć do obszaru prywatnego albo biznesowego. Pozwalało to planować jeden rzeczywisty dzień bez utraty kontroli nad dostępem do informacji.
Najważniejszą cechą terminarza jest spójność: ta sama informacja powinna być dostępna w kalendarzu, zadaniu, kontakcie i historii sprawy.
Informacja dostępna wtedy, gdy jest potrzebna
Kompleksowy PIM gromadzi również adresy WWW, wzory dokumentów, wiadomości, dane poufne i kanały informacyjne. Nie chodzi o liczbę modułów, ale o skrócenie drogi od potrzeby do właściwej informacji.
Interfejs powinien zachować prostą strukturę i przewidywalne nazwy. Rozbudowanie programu ma sens tylko wtedy, gdy użytkownik potrafi szybko odnaleźć funkcję i rozpocząć pracę bez długiego szkolenia.
- Szybkie wyszukiwanieDostęp do danych bez przeglądania wielu okien.
- PowiązaniaŁączenie informacji z klientem, terminem lub zadaniem.
- Eksport i importWymiana danych z narzędziami używanymi w firmie.
- BezpieczeństwoOchrona informacji prywatnych i poufnych.