Badania i obserwacje prowadzone podczas projektowania mAsystenta pokazały wyraźną lukę na rynku. Dostępne narzędzia albo oferowały prostą listę spraw do wykonania, albo wymagały wdrożenia rozbudowanego systemu, którego obsługa pochłaniała zbyt dużo czasu. Brakowało rozwiązania kompleksowego, a jednocześnie zrozumiałego dla osoby organizującej zwykły dzień pracy.
Wielu menedżerów zaczynało od programów typu To‑Do List. Takie narzędzia pomagały pamiętać o zadaniach, lecz wraz ze wzrostem liczby obowiązków szybko przestawały wystarczać. Sama lista nie łączyła terminów, priorytetów, kontaktów, historii spraw i informacji potrzebnych do podjęcia decyzji.
System zarządzania czasem powinien być wystarczająco prosty do codziennego użycia i jednocześnie wystarczająco kompletny, aby wspierać cały proces pracy.
System oparty na sposobie myślenia użytkownika
Sięgnięcie po bardziej zaawansowane oprogramowanie również nie rozwiązywało problemu. Zdaniem badanych systemom brakowało potrzebnych funkcji albo oferowały ich tak wiele, że stawały się trudne do opanowania. Czas poświęcony na naukę i dostosowanie narzędzia mógł przewyższać korzyści z jego późniejszego stosowania.
Dlatego mAsystent został zaprojektowany od podstaw jako narzędzie dopasowane do naturalnego sposobu planowania pracy. Jego funkcjonalność miała odpowiadać potrzebom kadry kierowniczej i personelu, ale bez ciężaru typowego dla dużych systemów korporacyjnych.
Cztery funkcje zarządzania w jednym środowisku
Program miał wspierać nie tylko zapisywanie terminów. Zakres projektu objął cztery wzajemnie powiązane obszary pracy menedżera: planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie. Takie spojrzenie przesunęło mAsystenta od prostego kalendarza w stronę osobistego centrum informacji.
Planowanie
Terminy, cykliczne wydarzenia, priorytety i zadania tworzące przejrzysty plan dnia.
Organizowanie
Łączenie spraw, kontaktów, notatek i dokumentów w jednym środowisku informacyjnym.
Kierowanie
Przydzielanie zadań, przekazywanie informacji i koordynowanie pracy personelu.
Kontrolowanie
Śledzenie realizacji spraw, przypomnienia oraz dostęp do historii działań i kontaktów.
Metodyka MTSD i praktyczny projekt systemu
Projekt powstał z wykorzystaniem autorskiej metodyki MTSD, czyli metodyki projektowania systemów przeznaczonej dla samodzielnego dewelopera. mAsystent zawierał podstawowe możliwości typowe dla klasy PIM, ale rozszerzał je o rozwiązania wynikające bezpośrednio z badań użytkowników.
Część funkcji była inspirowana systemami CRM. Zostały one jednak uproszczone i dostosowane do skali małych firm. Zamiast wdrażać ciężki system obsługi relacji z klientami, użytkownik otrzymywał książkę kontaktową, historię spraw, wspólne informacje i terminarz dostępne z jednego programu.
Projekt dopasowany do potrzeb badanych
Pierwszy etap badań objął kilkaset osób regularnie korzystających z narzędzi do zarządzania czasem w pracy i życiu prywatnym. Większość stanowili mężczyźni w wieku od 27 do 60 lat. W grupie znajdowali się przede wszystkim właściciele firm, osoby na stanowiskach kierowniczych oraz pracownicy administracyjni i biurowi.
Badania prowadzono zarówno przed wdrożeniem programu, jak i w czasie jego użytkowania. W kolejnych etapach doświadczenia z mAsystentem zebrało kilka tysięcy osób związanych głównie z sektorem mikro i małych przedsiębiorstw. Pozwalało to konfrontować założenia projektowe z rzeczywistą organizacją pracy.
Jedno narzędzie, dwa obszary życia
W projekcie nie wprowadzono sztywnego podziału na użytkownika prywatnego i biznesowego. Efektywne zarządzanie czasem wymaga bowiem uwzględnienia obu sfer, które w codziennym planie wzajemnie się przenikają. Program pozwalał więc łączyć informacje osobiste z zawodowymi, zachowując kontrolę nad ich dostępnością.
Informacje prywatne
Osobiste terminy, notatki, zadania i kontakty pozostawały dostępne wyłącznie na stanowisku osoby, która je wprowadziła.
Informacje biznesowe
Dane służbowe mogły być współdzielone w ramach zespołu, komórki organizacyjnej lub całej firmy w sieci LAN.
Od terminarza do centrum informacji
Spośród kilkudziesięciu funkcji mAsystenta szczególne znaczenie miały te, których brak najczęściej wskazywali przedstawiciele biznesu. Właśnie dlatego terminarz został połączony z kontaktami, zadaniami, notatkami i elementami mini CRM. Każdy moduł odpowiadał na konkretny problem obserwowany w codziennej pracy.
mAsystent nie miał zastępować rozbudowanych systemów klasy CRM. Jego rolą było wypełnienie przestrzeni pomiędzy prostą listą zadań a złożonym systemem firmowym — przy zachowaniu lokalnego modelu przechowywania danych i możliwie krótkiego czasu potrzebnego na rozpoczęcie pracy.