Komputerowa książka kontaktowa w programie mAsystent
W typowych terminarzach lub menedżerach kontaktów (ang. Contact Menager) jest jedna książka adresowa, w której wprowadza się wszystkie kontakty. Rozróżnienie kontaktów prywatnych od biznesowych następuje po zaznaczeniu podczas edycji danego rekordu pola wyboru o nazwie Kontakt prywatny. Cała baza zazwyczaj przechowywana jest w jednym pliku a rozróżnienie kontaktu prywatnego od biznesowego wykorzystywane jest wtedy, gdy trzeba udostępnić dane np. osobie pracującej przy innym komputerze. Domyślnie kontakty o statusie „prywatnym” nie są udostępniane innym współpracownikom.
W systemie mAsystent zastosowano inne podejście do tematyki zarządzania kontaktami. Po licznych konsultacjach z menedżerami i pracownikami zajmującymi się obsługą klientów zdecydowano się na rozdzielenie książki adresowej na dwie osobne tzn. prywatną oraz biznesową. Obie książki oczywiście dostępne są z poziomu wspólnego interfejsu programu ale założono, że kontakty prywatne mają być dostępne wyłącznie dla pracownika, który je wprowadził i przechowywane tylko w jego komputerze. Natomiast do kontaktów biznesowych powinien być wspólny dostęp dla wszystkich pracowników pracujących w jednej grupie roboczej (np. dziale) lub sieci LAN (np. cała firma). Dodatkowo książka kontaktów służbowych jest zintegrowana z modułem Historii kontaktów, w którym można zapisywać historię kontaktów z wybranym klientem (por. dalsza część rozdziału), dzięki czemu mAsystent jest oprogramowaniem, które łączy w sobie podstawową funkcjonalność znaną z komputerowych terminarzy (PIM) i oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Takiego połączenia przy zachowaniu prostoty użytkowania brakowało kierownikom i pracownikom w systemach komputerowych, z których korzystali dotychczas w swoich firmach. Szybki dostęp do informacji o klientach oraz podgląd historii zdarzeń na styku klient-firma (np. telefon od klienta) lub firma-klient (np. wiadomość e-mail wysłana do klienta) powinien podnieść jakość obsługi klienta w małej firmie a także wpłynąć pozytywnie na skrócenie czasu niezbędnego do sprawnej obsługi klienta. O ile wcześniej informacje zapisywane o kliencie krążyły po całej mikrofirmie to po wdrożeniu systemu mAsystent, cała wiedza o kliencie przechowywana jest w jednym miejscu i każdy pracownik ma do niej niezależny dostęp.
Prywatna baza kontaktów (prywatna książka kontaktowa)
W książce prywatnej użytkownik systemu mAsystent wprowadza dane teleadresowe osób związanych z jego życiem prywatnym np. znajomych, członków rodziny itp. Kontakty można grupować wg 10 predefiniowanych kategorii takich jak np. Dom, Osobiste, Znajomi, Rodzina itp. Każdej z kategorii, której nazwę użytkownik może dowolnie zmieniać przyporządkowana jest inna ikona. Dzięki temu widząc kontakty na liście od razu można zorientować się, z jakim kontaktem ma się do czynienia. W firmach książka prywatna rzadko była wykorzystywana do przechowywania przez pracowników prywatnych danych. Wyjątek stanowili menedżerowie i właściciele firm, którzy z oprogramowania korzystali zarówno w celach prywatnych (w domu) jak i zawodowych (w firmie). Funkcja prywatnej bazy w przedsiębiorstwach znalazła inne zastosowanie tzn. używano jej do przechowywania danych kluczowych klientów, których obsługą zajmował się konkretny pracownik i nie chciał z pewnych względów aby do jego klientów mieli dostęp inni. W niektórych firmach prywatną książkę używano także do przechowywania np. CV i listów motywacyjnych nadsyłanych do firmy, tworząc w ten sposób bazę potencjalnych kandydatów na pracowników.
Dodatkowo w stosunku do kontaktów wprowadzonych do książki, komputer może przypominać automatycznie o urodzinach lub imieninach danej osoby. Jest też funkcja, która pokazuje wszystkie kontakty, które np. w ciągu najbliższych dni mają imieniny i/lub urodziny. Jeżeli nie zna się daty, w której dana osoba obchodzi imieniny to system może podpowiedzieć wszystkie daty imienin dla podanego imienia. Dla każdego rekordu w bazie prywatnej może być przechowywanych 30 różnego rodzaju informacji. Ciekawą funkcją jest możliwość lokalizacji na mapie adresu zamieszkania osoby z książki prywatnej. Wystarczy wprowadzić ulicę oraz miasto (kod pocztowy komputer sam odszuka) i nacisnąć przycisk Pokaż adres na mapie, następnie, oprogramowanie przekazuje dane do serwisu Google Maps i pokazuje adres zamieszkania klienta. Do każdego kontaktu można dodać zdjęcie, załączniki oraz wpisywać różnego rodzaju notatki lub uwagi. Dzięki temu książka prywatna w wielu firmach wykorzystywana jest w dziale kadr do przechowywania danych osobowych pracowników, listów motywacyjnych, CV itp. Dokumenty w wersji elektronicznej dodaje się do kontaktu w postaci załączników.
Dane zgromadzone w sekcji kontaktów prywatnych nie są standardowo dostępne dla innych pracowników. Najszybszym sposobem na udostępnienie ich wszystkim osobom w firmie jest kliknięcie na kontakcie prawym klawiszem myszki a następnie wybranie Skopiuj do bazy firmowej. W razie konieczności pojedyncze kontakty można importować lub eksportować do popularnego formatu vCard . Dzięki temu bez problemu można wymieniać się kontaktami z innymi osobami lub przekazywać dane do urządzeń przenośnych takich jak telefon GSM, smartfon lub tablet.
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że w firmach książka prywatna nie będzie potrzebna bo nie przechowuje się prywatnych informacji w sensie np. dane teleadresowe znajomych. Jednakże okazało się, że zwłaszcza telemarketerzy korzystają oprócz wspólnej bazy danych dostępnej dla wszystkich pracowników także z prywatnej książki przechowując w niej swoje kontakty biznesowe (kluczowi klienci), które powinny być dostępne tylko dla nich. W tym celu wykorzystują moduł kontaktów prywatnych do przechowywania danych teleadresowych ważnych klientów lub kontrahentów np. prywatny numer telefonu dyrektora firmy, z którą współpracują. Oczywiście jeżeli trzeba przekazać całą bazę kontaktów prywatnych innemu pracownikowi to można posłużyć się funkcją Udostępnij kontakty prywatne i wtedy kontakty zapisywane są do pliku, który można później odczytać na komputerze innego pracownika i dodać tylko do jego książki kontaktów
W wywiadach zwłaszcza osoby korzystające z samozatrudnienia oraz właściciele mikrofirm, których komputery służbowe (w przeważającej części laptopy) wykorzystywane były także w celach prywatnych twierdzili, że bardzo często używają funkcji Książka prywatna do zapisywania danych osobowych członków rodzin oraz bliskich. W razie konieczności jednym kliknięciem na wybranym kontakcie mogli zaplanować termin spotkania, dodać notatkę lub ustawić dowolne przypomnienie, co było ważne ich zdaniem zwłaszcza w odniesieniu do terminów rocznicowych lub dat. Z dalszych analiz wynikało także, że funkcjonalność prywatnej książki adresowej przypadła do gustu również menedżerom z małych i średnich firm, którym brakowało rozdzielenia bazy adresowej na kontakty prywatne i służbowe w oprogramowaniu, z którego korzystali dotychczas w firmie
Książka kontaktów biznesowych (służbowych)
Druga książka, wbudowana w program nazwana została Kontakty biznesowe. Książka firmowa z założenia przeznaczona jest do przechowywania kontaktów służbowych, które powinny być dostępne dla wszystkich pracowników korzystających z oprogramowania mAsystent. Jeżeli jedna z osób doda lub zmodyfikuje określony kontakt to wszyscy inni pracownicy będą u siebie w komputerze widzieć zmiany lub mieć dostęp do nowego wpisu.
W książce biznesowej dla każdego kontaktu przyporządkowane są 34 różnego rodzaju pola służące do przechowywania różnych informacji. Z tym, że w pięciu z nich pracownik może dowolnie zmieniać opisy dopasowując je do własnych potrzeb. W tym module podobnie jak w przypadku kontaktów prywatnych można wyszukiwać adresy na mapie, dodawać notatki czy ustawić przypominanie o urodzinach i imieninach danej osoby. Dzięki temu przypomnienia będą widoczne na planie zajęć w danym dniu a tym samym będzie można np. przesłać ważnemu klientowi wiadomość SMS z życzeniami. To z kolei wpłynie na poprawę wizerunku firmy.
Kontakty mogą być grupowane wg dowolnych kryteriów (czyli grup definiowanych przez użytkownika). Mogą być im przypisywane statusy np. Aktywny klient, Nieaktywny itd. Do każdego z kontaktów można ustawić przypomnienie np. Zadzwonić do klienta, 10 września o godz. 12. Komputer w danym dniu przypomni na planie zajęć, że trzeba wykonać telefon do klienta. Jeżeli pracownik, który wprowadził przypomnienie nie jest w tym dniu dostępny to inna osoba pracująca w sieci lokalnej firmy widząc komunikat może przejąć kontakt z klientem. Co więcej po kliknięciu na wybranym kontakcie można przesłać do niej/niego wiadomość SMS lub e-mail z przypomnieniem np. o spotkaniu, terminie oddania pracy itp. Dzięki temu unika się sytuacji, w której np. pracownik rezerwuje czas na spotkanie a klient nie przychodzi.
Biznesowa książka adresowa jest zintegrowana z modułem wysyłkowym AnoMail, dzięki czemu do określonych osób można np. wysłać masową korespondencje e-mail z nową ofertą ale tylko dla tych klientów, którzy dawno nie kontaktowali się z firmą (czyt. Aktywizacja sprzedaży jako element marketingu). Przy czym każda z osób będzie traktowana indywidualnie i w polu Do: w swoim programie pocztowym zobaczy jedynie swoje dane. Ewentualnie w razie konieczności można nawet spersonalizować treść przesyłki. W związku z powyższym prowadzenie akcji e-mail marketingowych nie nastręcza żadnych problemów nawet przy pracy z dużą bazą klientów, kontrahentów itp. Najważniejsze jest to, że użycie modułu AnoMail znacznie skraca czas potrzebny na realizacje wysyłek w porównaniu z wysyłką tradycyjną z programu Microsoft Outlook. Wybranie kontaktów do wysyłki, które spełniają określone kryteria jest bardzo proste. Na przykład, aby w bazie klientów odszukać tych, którzy w ciągu najbliższego tygodnia obchodzą imieniny lub urodziny wystarczy zaznaczyć funkcję „Solenizanci +7 dni” i nacisnąć przycisk Szukaj. Program wyświetli takie osoby i po naciśnięciu przycisku Wysyłka pracownik obsługujący program może wysłać do nich masową korespondencję z ofertą urodzinową. Tym samym poprawia się wizerunek firmy przez podtrzymanie relacji z klientem. Dodatkowo odbiorca czuje się traktowany indywidualnie pomimo tego, że pracownik jednym kliknięciem wysłał podobną wiadomość e-mail do wielu osób.