Porządek na biurku to kolejny ważny, choć niedoceniany element wpływający na dobrą organizację pracy. Usprawnienie procesu zarządzania czasem pracownika jest związane z organizacją jego miejsca pracy, chociaż co trzeci badany (29%) uważa inaczej. W wywiadach pogłębionych przeprowadzonych z wybranymi pracownikami, którzy w badaniu ankietowym zaznaczyli, że ich zdaniem zła organizacja miejsca pracy nie ma wpływu na marnowanie czasu okazało się, że oprócz bałaganu na biurku mają bałagan w komputerze. Przy czym sami zainteresowani twierdzą, że mają wszystko pod kontrolą do momentu gdy nie trzeba szybko odszukać jakiś informacji lub gdy inny pracownik ma skorzystać z nieswojego komputera.
Porządek na biurku sprzyja koncentracji oraz wpływa na komfort pracy. Mimo tego, niektórzy ankietowani bagatelizują sprawę porządku w miejscu pracy lub komputerze. Warto jednak zwrócić uwagę, że w praktyce organizacja miejsca pracy stanowi istotny element efektywności zawodowej. Decyduje również o szybkości i skuteczności działań podjętych przez pracownika. Pracownik przy swoim biurku spędza większość czasu pracy, dlatego należy upewnić się czy jest ono urządzone w sposób funkcjonalny i sprzyja efektywnemu zarządzaniu czasem oraz czy nie wpływa na marnowaniu czasu.
Główna zasada organizacji mówi, że pracownik wszystko powinien mieć pod ręką a to oznacza, że musi mieć wygodny dostęp do najpotrzebniejszych narzędzi. Miejsce pracy można podzielić na trzy strefy:
• strefa natychmiastowego dostępu, w której powinny się znajdować przedmioty będące w zasięgu ręki, które są niezbędne w codziennej pracy np. sprzęt, dokumenty, długopisy, kartki papieru itp.,
• strefa z dostępem na siedząco w której mogą znaleźć się przedmioty potrzebne do realizacji bieżących zadań ale do których pracownik sięga rzadziej,
• strefa poza miejscem siedzącym, w której powinny znajdować się przedmioty lub narzędzia z których pracownik bardzo rzadko korzysta ale są mu potrzebne w pracy.
Materiały biurowe, listy elektroniczne, telefon i inne rzeczy, z których najczęściej się korzysta powinny być umieszczone w strefie natychmiastowego dostępu w ten sposób, aby miał do nich najwygodniejszy dostęp. Pracownik powinien sprawdzić czy w toku realizacji swoich obowiązków zawodowych nie traci czasu na poszukiwanie przedmiotów lub informacji, które powinien mieć pod ręką (czyt. strefa z dostępem na siedząco). Powinien również sprawdzić czy nie musi kilka razy dziennie wstawać od biurka i iść np. do innego pokoju aby skorzystać z potrzebnego urządzenia (czyt. strefa poza miejscem siedzącym). Jeśli okazuje się, że część potrzebnych sprzętów znajduje się poza jego miejscem pracy to warto rozważyć czy nie umieścić sprzętów w obrębie jego pokoju. Ewentualnie zorganizować pracę tak, aby konieczność korzystania z danego sprzętu ograniczyć do jednego lub dwóch razy dziennie. Dla przykładu zamiast kserować umowę zaraz po jej sporządzeniu może wszystkie umowy włożyć do jednego segregatora i dopiero pod koniec dnia wykonać ich kopię.
Pokrewny temat: Organizer do zarządzania informacją osobistą w firmie
Organizując miejsce pracy pracownika lub menedżera warto stosować się do japońskiej metody utrzymania organizacji pracy o nazwie 5S. Celem metody jest stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy. Nazwa 5S odnosi się do pięciu japońskich słów: SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE tj. Selekcja, Systematyka, Sprzątanie, Standaryzacja i Samodyscyplina.
SELEKCJA dotyczy sortowania wszystkich materiałów niezbędnych w miejscu pracy i pozostawienie tylko tych, które są niezbędne. Rzeczy niepotrzebne pracownik powinien archiwizować (magazynować) lub wyrzucać, gdyż powodują bałagań oraz zakłócają wydajną pracę. SYSTEMATYKA polega na uporządkowaniu miejsca pracy. Narzędzia, urządzenia i materiały muszą być układane systematycznie. Każda rzecz musi mieć wydzielone i oznaczone miejsce dzięki czemu pracownik będzie mógł uzyskać do niej szybszy dostęp. Innymi słowy wszystko musi być na swoim miejscu. SPRZĄTANIE wskazuje na potrzebę utrzymania czystego i uporządkowanego miejsca pracy. Po zakończeniu pracy wszystkie rzeczy powinny być umieszczone na swoich miejscach. STANDARYZACJA z kolei oznacza, że wykonywane czynności należy standaryzować aby można je było wykonywać łatwiej i kontrolować. SAMODYSCYPLINA dotyczy utrzymania standardów i wymaga przestrzegania przez pracownika wcześniej ustalonych zasad aby uczynić je przyzwyczajeniem. Metodę 5S warto zastosować także organizując dane w komputerze. Z obserwacji wynika, że bałagan w komputerze powoduje, że pracownik traci dużo czasu na wyszukiwanie informacji lub dokumentów, które zapisał ale nie wie pod jaką nazwą oraz w jakiej lokalizacji (miejscu). Dlatego selekcja, zachowanie systematyki oraz standaryzacja to niezbędne elementy metody 5S, których należy bezwzględnie przestrzegać, aby zapanować nad danymi biznesowymi przechowywanymi w komputerze pracownika lub sieci firmowej.
Niektórzy pracownicy jednak twierdzą, że lubią bałagan na biurku a tym samym przekazują nieświadomie dla mózgu jasny komunikat: „mam dużo do zrobienia i chyba się nie wyrobię”. Takie myśli powodują napięcie i niepokój oraz prowadzą do sytuacji stresowych a to nie sprzyja efektywności pracy. Dlatego warto przekonać pracowników do tego, aby zadbali o porządek na biurku. Można np. schować dokumenty do półki z adnotacją „Do zrobienia” tak, aby nie były widoczne a pozostawić tylko te, które w danych momencie są potrzebne. Jednocześnie pracownik powinien zajmować się jedną rzeczą, aby wykonując swoje zadanie nie rozpraszał się patrząc na stos dokumentów, które czekają na wykonanie. W przypadku dużej ilości dokumentów lub przedmiotów warto zapisywać gdzie się znajdują, aby nie tracić czasu na ich poszukiwanie. Niepotrzebne rzeczy pracownik od razu powinien wyrzucać. Ta sama zasada dotyczy korespondencji e-mail oraz dokumentów elektronicznych. Jeśli pracownik ma wątpliwości czy dokument może mu się jeszcze przydać to można go odłożyć do segregatora lub folderu (w przypadku dokumentów komputerowych) z adnotacja „Do usunięcia/wyrzucenia”. Na koniec dnia roboczego, pracownik powinien przejrzeć odłożone rzeczy i wyrzucić lub skasować te, które uzna za niepotrzebne.
