Komputerowy terminarz do zarządzania informacją osobistą (PIM) oraz bazą kontaktów z klientami (mini CRM)
mAsystent może pracować jako oprogramowanie zainstalowane w komputerze pracownika i wtedy wszystkie dane wprowadzane do programu są dostępne tylko dla niego. Może także korzystać ze wspólnej bazy kontaktów z klientami, wspólnymi zadaniami, notatkami, które będą widoczne dla wszystkich pracowników w firmie
Program stanowi połączenie programu do zarządzania informacją osobistą typu PIM (ang. Personal Information Manager) z oprogramowaniem do zarządzania relacjami z klientami czyli CRM (ang. Customer Relationship Management).
W literaturze dot. zarządzania czasem zwłaszcza zagranicznej można spotkać pojęcie informacji osobistej (ang. Personal Information). INFORMACJA OSOBISTA to wszelkie informacje przechowywane przez pracowników na ich własny użytek np. terminy, zadania, kontakty, notatki itp. Informacja osobista jest ściśle związana z organizacją czasu pracy i dlatego usprawnienie procesu gospodarowania czasem należy prowadzić w połączeniu z usprawnieniem zarządzania informacją. Poniżej zamieszczono listę artykułów, które mogą Państwa zainteresować.
Sprawne zarządzanie informacją osobistą menedżerów i pracowników oznacza lepsze wykorzystanie zasobów (czas, pieniądze, energia, uwaga) a w konsekwencji oznacza większą produktywność i lepszą jakość pracy w zespole. Do grupy informacji osobistych należą m.in. dane tele-adresowe kontrahentów lub osób prywatnych (np. adres zamieszkania, numer telefonu, e-mail, daty imienin itp.), terminy spotkań, notatki, wiadomości e-mail, pliki, hasła dostępu do serwisów internetowych lub kont pocztowych, lista zadań do wykonania itp. Innymi słowy są to wszystkie informacje (kolekcja, zestaw), które pracownik potrzebuje w toku realizacji swoich obowiązków służbowych oraz w życiu prywatnym. Informacja osobista może mieć kilka znaczeń:
W literaturze funkcjonuje także pojęcie PRYWATNEJ PRZESTRZENI INFORMACYJNEJ tzw. PSI (ang. Personal Space of Information) dotyczące zbioru wszelkich informacji, które są kolekcjonowane i kontrolowane przez pracownika. PSI obejmuje również różnego rodzaju narzędzia, oprogramowanie oraz procedury pozyskiwania, przechowywania i wyszukiwania informacji. W związku z tym elementy wyposażenia biura tj. szafy na dokumenty, tablice, kalendarze oraz komputery także należą do prywatnej przestrzeni informacyjnej pracownika. Osobista przestrzeń informacyjna pracownika może wykraczać poza jego miejsce pracy i obejmować całą firmę lub wykraczać poza nią zwłaszcza gdy pracownik przetwarza informacje w wersji elektronicznej, udostępnia współpracownikom i przechowuje je poza przedsiębiorstwem.
Dzięki informacji menedżer może pracować, kontaktować się wzajemnie z podwładnymi, zdobywać wiedzę i umiejętnie ją wykorzystywać na potrzeby firmy. Informacja jest jednym z podstawowych składników ludzkiego życia, bez niej nie można funkcjonować w sferze prywatnej i/lub zawodowej. Jeśli zdarza się dyrektorowi zapomnieć o ważnym spotkaniu lub umówić się z dwoma kontrahentami w tym samym czasie to oznacza, że powinien usprawnić sposób zarządzania swoimi informacjami a co za tym idzie poprawić organizację czasu pracy. Bałagan w dokumentach, komputerze oraz brak organizacji zajęć zgodnie z przyjętymi celami prowadzi do niepotrzebnych strat czasu oraz wpływa negatywnie na samopoczucie menedżera lub pracownika.
Z obserwacji pracy menedżerów oraz pracowników można wnioskować, że w przedsiębiorstwach nie zarządza się informacją tak jak powinno. Wynika to z faktu, że pracownikom brak wiedzy na temat możliwości wykorzystania narzędzi, które niejednokrotnie dostępne są w firmie ale w ogóle ich się nie stosuje lub wykorzystuje zaledwie w znikomym stopniu. Od dawna na rynku dostępne są rozwiązania pozwalające organizować informacje osobiste a tym samym wspomagać zarządzanie czasem ale kierownikom brakuje wiedzy na ich temat.
Oprogramowanie do zarządzania czasem potocznie zwane PIM czyli osobisty zarządca informacji (ang. Personal Information Manager) to rodzaj programu komputerowego, którego zadaniem jest zarządzanie wprowadzonymi przez pracownika informacjami. Opracowany odpowiednio do swojego przeznaczenia, komputerowy terminarz umożliwia wygodne wprowadzanie adresów, terminów, zadań i tym podobnych danych, które najczęściej mogą być ze sobą wzajemnie powiązane ułatwiając w ten sposób kontrolę i organizację pracy. Program PIM może przypominać menedżerowi o zaplanowanym spotkaniu lub liście spaw do załatwienia. Przy czym samo przypominanie to nie wszystko.
Oprogramowanie pozwala lepiej organizować informacje menedżerów lub grupy pracowników przez co uzyskuje się szybki dostęp do określonych informacji, można koordynować pracę współpracowników a przez to konkurować czasem. Konkurowanie czasem (ang. Time Based Competition lub Time Based Management) polega na budowaniu przewagi rynkowej firmy przez skracanie czasów realizacji procesów występujących w organizacji. Chodzi o to, aby np. skrócić czas obsługi klienta a przede wszystkim zrobić to szybciej niż konkurencja. Konkurowanie czasem wymaga wprowadzenia w firmie systemu, który pomoże pracownikom w zarządzaniu informacją dostarczając odpowiednich narzędzi wspomagających proces gospodarowania czasem. Bez sprawnego zarządzania informacją nie ma mowy o sprawnym organizowaniu czasu pracowników lub menedżerów. Informacja osobista jest cennym walorem nie tylko dla pracownika ale także całej organizacji, dlatego musi być prawidłowo zarządzana najlepiej przy wykorzystaniu wsparcia informatycznego.
