Obecnie podstawowym narzędziem komunikacji w świecie biznesu jest poczta elektroniczna. Dziennie pracownicy odbierają od kilku do kilkudziesięciu wiadomości. Sprawdzanie poczty stało się dla wielu pracowników nawykiem. Niektórzy pracownicy dosłownie co kilka minut przerywają pracę aby sprawdzić czy nie otrzymali nowej wiadomości. Oprócz tego, że odrywają się od bieżącej pracy zaczynają przeglądać pocztę i potem wracając do przerwanego zadania tracą cenny czas na zastanowienie się, na czym skończyli. Dlatego tam, gdzie można zaleca się wyłączenia powiadomienia o nowych wiadomościach, aby nie odrywać się od wykonywanych zadań. Można ustalić terminy kiedy poczta będzie odczytywana przez pracownika. W zależności od specyfiki pracy można wyznaczyć od 2 do 8 terminów przeglądania skrzynki elektronicznej. Najefektywniejsze jest przeglądanie poczty w godzinach rannych zaraz po przyjściu do pracy potem ok. godziny 13 i na koniec przed godziną 16. Na przeglądanie poczty można zarezerwować odpowiednią ilość czasu. Czytając wiadomość e-mail, menedżer od razu powinien podjąć decyzję czy wiadomość skasować, przekazać współpracownikowi, odpowiedzieć lub potraktować ją jako zadanie do wykonania.
W programie pocztowym pracownicy powinni nadawać etykiety wiadomościom np. zrobione, ważne, do zrobienia lub porządkować je w folderach. Stworzenie podfolderów w skrzynce odbiorczej (w celu grupowania listów) pozwala menedżerom lub pracownikom lepiej zorganizować pocztę i szybciej odnajdywać ważne informacje. Ilość i nazwy folderów powinny być związane ze specyfiką pracy menedżera lub pracownika z podziałem na komunikacje z klientami, z przełożonymi, newslettery itd. Niezależnie od systemu katalogowania wiadomości email przynajmniej raz w tygodniu (zalecane codziennie pod koniec dnia) powinny być segregowane przez pracownika, aby sprawdzić czy jakaś wiadomość nie została pominięta.
Warto nauczyć pracowników (b. ważne), aby wysyłali konkretne informacje wraz z określeniem, czego oczekują od osoby, do której wiadomość jest skierowana zwłaszcza, jeżeli chodzi o zlecanie prac. Temat wiadomości powinien być dokładnie sprecyzowany, aby odzwierciedlał to, co znajduje się w treści listu. Jeżeli pracownicy pracują w grupie to warto skonfigurować pocztę przy użyciu protokołu IMAP dzięki czemu będą mogli oznaczać (tzn. oflagowywać) wiadomości np. na czerwono pilne wiadomości, na niebiesko wiadomości wymagające odpowiedzi w ciągu np. 2 godzin, na zielono inne kategorie w zależności od specyfiki pracy.
Z obserwacji pracy w mikro i małych firmach wynika, że pracownicy nie korzystają z pełnej funkcjonalności programów pocztowych gdyż brak im wiedzy na ten temat. Okazuje się, że można byłoby łatwo usprawnić ich proces zarządzania pocztą elektroniczną gdyż posiadają odpowiednie narzędzia w tym przypadku oprogramowanie np. Microsoft Outlook ale nikt im nie pokazał jak efektywnie korzystać z poczty elektronicznej. W związku z tym używają programów pocztowych w podstawowym zakresie funkcji zgodnym z własną wiedzą. To z kolei objawia się tym, że pracownik traci więcej czasu na obsługę poczty niż powinien.
W przypadku gdy pracownik otrzymuje dużo wiadomości np. zapytań od klientów to warto przygotować automatyczne odpowiedzi, które pozwolą mu szybko odpowiadać na wiadomości na podstawie wcześniej przygotowanej treści. W programach pocztowych takich jak np. Microsoft Outlook do tego celu używa się funkcji o nazwie Szybie kroki, która pozwalają na wykonanie wcześniej zaplanowanych zadań np. Odpowiedź z zadanym tekstem, Przekaż wiadomość do szefa, Zaplanuj spotkanie, Utwórz zadanie itd. Z własnych analiz i obserwacji wynika, że pracownicy, którzy powinni stosować tego typu narzędzia w codziennej pracy to nawet jeżeli mają do nich dostęp w firmie to z nich nie korzystają.
W wywiadach pogłębionych przyznają, że brak im wiedzy na ten temat lub o ile słyszeli o możliwości przygotowania gotowych odpowiedzi to bez pomocy informatyka nie są w stanie sami odpowiednio skonfigurować programu pocztowego. Zamiast poprosić o pomoc informatyka (dot. małych i średnich firm) wolą w tradycyjny sposób odpowiadać na wiadomości twierdząc, i tu cytat „z informatykiem trudno się dogadać”. Bardzo często w rozmowach i wywiadach kwestia problemów z komunikacją między pracownikami biurowymi i personelem technicznym, często była poruszana.
Ten sam problem zaobserwowano w mikroprzedsiębiorstwach, w których zazwyczaj nie ma na stałe zatrudnionych informatyków. Pracownicy organizują pocztę adekwatnie do swoich umiejętności a to często sprawia, że zarządza się korespondencją e-mail w sposób mało efektywny. Tak jak w przypadku małych i średnich firm niepotrzebna strata czasu na obsługę poczty elektronicznej wiąże się z brakiem wiedzy na temat tego, w jaki sposób organizować wiadomości zwłaszcza, gdy należy pracować w grupie. Ogólnie praca w grupie i wymiana informacji między pracownikami jest na niskim poziomie i wypadałoby ją usprawnić
