Komputerowe terminarze to grupa programów zwanych popularnie menadżerami informacji osobistej lub organizatorami w skrócie PIM (ang. Personal Information Manager), które przeznaczone są do zarządzania informacjami związanymi z codzienną działalnością człowieka. Systemy PIM pomagają w efektywnym organizowaniu dnia pracy pracownika zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym. Bardzo wiele zależy od typu wykonywanej przez użytkownika pracy, środowiska w jakim się obraca, jego własnych przyzwyczajeń itp. Inaczej na organizacje pracy patrzy się w zespole, inaczej z punktu widzenia akwizytora a jeszcze inne spojrzenie na zarządzanie informacją osobistą będzie miał szef przedsiębiorstwa. Biznesmenowi bardziej zależy na zorganizowaniu informacji pod kątem osób, a sekretarce układającej plan dnia szefa zdecydowanie bardziej odpowiada określenie terminarza dnia pod kątem spotkań.
Ze względu na wielkość możliwych kombinacji właściwie każdy terminarz (PIM) różni się od pozostałych sposobem podejścia do tematu i zarządzania informacją. Funkcje komputerowych organizatorów można podzielić ogólnie na trzy główne grupy:
• zarządzanie terminami,
• zarządzanie kontaktami,
• zarządzanie dokumentami.
Ponadto w większości systemów komputerowych zarządzania czasem można wyróżnić następujące części składowe: bazę adresową, terminarz, generator raportów, okienkowy interfejs użytkownika oraz różnego rodzaju dodatki. Wszystkie powyższe elementy w zależności od programu, są w mniejszym lub większym stopniu ze sobą zintegrowane.
Prostsze programy PIM mogą nie zawierać różnego rodzaju dodatków takich jak edytory tekstów, moduły informacyjne, szyfratory informacji, kalkulatory, przeliczniki walut, moduły do zarządzania budżetem domowym, moduły synchronizacji z komputerem przenośnym itp. Mogą także nie wspierać pracy grupowej, która jest niezbędna, jeżeli chce się organizować czas pracy zespołów pracowników. Ogólnie w każdym z programów tego typu można wyróżnić trzy podstawowe składniki, które zawsze muszą wystąpić:
• menedżer kontaktów (książka adresowa),
• menedżer terminów (terminarz),
• menedżer dokumentów (moduł zarządzający dokumentami lub przynajmniej notatkami).
KSIĄŻKA ADRESOWA zwana także menedżerem kontaktów jest podstawową częścią każdego PIMa. Dzięki niej możliwe jest wprowadzenie wszelkiego rodzaju danych osobowych np. o kontrahencie czy współpracowniku (nazwisko, telefon, adres, uwagi). Oprócz podstawowych informacji o adresie i telefonach można w niej umieścić również zdjęcie, dane o stanowisku służbowym, dacie urodzin lub imienin. Bardzo ważna jest możliwość szybkiego odszukania informacji według rozbudowanych kryteriów. Warto zatem stworzyć bazę danych gromadzącą tego typu informacje. Jej zalety ujawnią się wtedy, gdy pracownik musi szybko uzyskać określone dane. Najprostszym przykładem może być zaadresowanie listu wysyłanego pocztą elektroniczną lub przygotowanie dokumentu do wysłania faksem.
Niektóre aplikacje typu PIM mają wbudowanego własnego klienta poczty elektronicznej (program pocztowy), inne współpracują z tym, który jest zainstalowany jako domyślny w komputerze pracownika. Czasem przydaje się też integracja z programem do telefonowania lub wysyłania faksów oraz przeglądarką stron internetowych. Ważną cechą menedżera kontaktów jest to, że kontakty z bazy danych można połączyć z terminami przechowywanymi w kalendarzu. Dzięki temu program przypomni pracownikowi, że na spotkanie w ostatni dzień miesiąca powinien zabrać raport wydrukowany z pliku raport.xls.
Odpowiednio zorganizowana adresowa baza danych, dostępna w sieci lokalnej przedsiębiorstwa, może usprawnić jego funkcjonowanie. Często PIMy mają na tyle rozbudowaną książkę adresową, że można jej z powodzeniem używać do zarządzania kontaktami z klientem jak to ma miejsce w przypadku programów GoldMine, ACT! lub Microsoft Outlook with Contact Manager. Wtedy też niekiedy program PIM nosi miano Contact Managera gdyż posiada tzw. moduł CRM (ang. Customer Relationship Management) znacznie rozszerzający możliwości zwykłej książki adresowej dostępnej w standardowych programach do zarządzania informacją osobistą.
MENEDŻER TERMINÓW. Moduł ten zastępuje dyrektorowi sekretarkę. Kierownik nie musi martwić się zapamiętaniem wszystkich umówionych spotkań oraz nie potrzebuje sterty karteczek z zanotowanymi datami spotkań i nazwiskami osób i tematami rozmów. Oprogramowanie PIM zrobi to za niego. Dobry terminarz daje możliwość wyświetlania kalendarza w różnych układach: jednego dnia, tygodnia, miesiąca lub całego roku. Ponadto powinien zawierać informacje nie tylko o dniu tygodnia, ale również o imieninach, świętach, dniach wolnych od pracy itp. Do każdego dnia pracownik powinien mieć możliwość przypisania terminu, zadania lub sporządzenia notatki. Wpisując pod określoną datą i godziną np.: nazwę spotkania, godzinę rozpoczęcia oraz czas trwania powinno się mieć pewność, że nie koliduje z innymi terminami, a w razie konfliktu oprogramowanie powinno poinformować użytkownika o zaistniałej sytuacji, umożliwiając korektę danych. Prawdziwe organizowanie to nie tylko wpisywanie terminów pojedynczych zdarzeń. Bardzo duże udogodnienia płyną z możliwości wprowadzania zdarzeń seryjnych, czyli np. zebranie w każdy poniedziałek na pięć miesięcy do przodu w godzinach od 8:00 do 9:00. Ponadto wiele programów udostępnia wsparcie dla pracy grupowej (nakładanie kalendarzy różnych pracowników), dzięki czemu można planować organizowanie dnia zespołom ludzi.
MENEDŻER DOKUMENTÓW. Typowym problemem dla osoby, która korzysta z dużej liczby dokumentów jest szybkie odnalezienie właściwego pisma, jego wzoru lub odnośnika internetowego czy też notatki. W takiej sytuacji pomocna staje się baza danych, pozwalająca zapamiętać informacje ułatwiające wyszukiwanie notatek, odnośników sieciowych, dokumentów, daty ich modyfikacji oraz relacje między dokumentami a osobami (zapisanymi w książce adresowej) lub terminami. W przypadku grup roboczych korzyści przynosi zarządzanie dokumentami między osobami pracującymi nad jednym zadaniem. Oprócz tego wszyscy powinni móc korzystać z tych samych szablonów wyjściowych. W miarę postępu w realizacji projektu każdy członek zespołu dodając coś od siebie powinien mieć dostęp do jednego, najbardziej aktualnego zestawu dokumentów.
Dodatkowo dobre terminarze wyposażone są w GENERATOR RAPORTÓW. Dostęp do informacji zapisanej w formie elektronicznej jest bez porównania szybszy i łatwiejszy w stosunku do wersji papierowych. Niemniej jednak czasami istnieje potrzeba przeniesienia informacji z formy elektronicznej na papierową np. wydruk kalendarza spotkań. Zakres oferowanych opcji przez organizatory jest bardzo szeroki. Najprostsze pakiety umożliwiają wydruk tylko aktualnie oglądanego dokumentu np. notatki, dnia w kalendarzu, rekordu z bazy danych itp. Bardziej wyrafinowane potrafią stworzyć wydruk przekrojowy np. zawartości kalendarza ze wskazanych dwóch tygodni. Najbardziej rozbudowane programy mają predefiniowane zestawy kilkudziesięciu raportów oraz generatory do ich definiowania.
Kolejnym ważnym elementem, na który należy zwrócić uwagę przy wyborze organizatora jest OKIENKOWY INTERFEJS UŻYTKOWNIKA. Od niego zależy komfort i szybkość pracy z programem. Intuicyjny interfejs sprawia, iż pracę z programem można rozpocząć niemal natychmiast bez konieczności zaglądania do dokumentacji. Z obserwacji wynika, że pracownicy niechętnie zaglądają do dokumentacji twierdząc, że nie mają na to czasu i dlatego łatwość obsługi programu stanowi ważny element w przypadku małych firm, w których pracownik sam musi nauczyć się obsługi programu ponieważ nie ma informatyka, który pokazałby jak z systemu korzystać.
Dobrze zaprojektowany terminarz wyświetla ważne informacje w jednym oknie i ogranicza do minimum ścieżkę, którą należy pokonać, aby dotrzeć do wybranych informacji. Korzystając z cech środowiska Windows lub KDE programy oferują więcej możliwości i lepszą, bardziej intuicyjną obsługę niż ich odpowiedniki działające w trybie tekstowym jak to ma miejsce w przypadku elektronicznych organizatorów. Dotyczy to nie tylko techniki Drag&Drop (Przeciągnij i Upuść) ale przede wszystkim integracji z innymi aplikacjami np. przeglądarką stron internetowych lub programem pocztowym. Jednym kliknięciem na osobie w książce adresowej można przesłać do niej list, zaplanować spotkanie czy wysłać wiadomość SMS. Obserwując tendencje projektowania interfejsów aplikacji można być pewnym, że graficzne środowisko Windows wyprze mniej efektowne i użyteczne interfejsy. W przyszłości można się spodziewać, że organizując spotkanie użytkownik będzie korzystał z głosowego lub wirtualnego interfejsu dostarczonego przez Zarządcę Informacji Osobistej.
W zależności od potrzeb, pracownika można zaopatrzyć się w program, który będzie zawierał różnego rodzaju dodatki typu: edytor tekstu, rozbudowany kalkulator, przelicznik walut, strefy czasowe, klient poczty czy też moduły informacyjne (pogoda, wiadomości itp.) pobierające dane na bieżąco z internetu. Jednakże wybór dodatkowych funkcji programu zależy od indywidualnych preferencji oraz potrzeb użytkownika. Dlatego dla jednych strefy czasowe pokazujące aktualny czas w różnych zakątkach świata będą niezbędnym dodatkiem a dla innych zupełnie niepotrzebnym gadżetem.
Wszyscy badani natomiast zgodzają się, że bardzo ważną funkcją programów do zarządzania informacją jest ZAPEWNIENIE BEZPIECZEŃSTWA przechowywanych w nich danych. Nikt nie chciałby aby jego prywatne zapiski dostały się w niepowołane ręce zwłaszcza jeżeli pracownicy mają do czynienia z danymi osobowymi np. bazą klientów, numerami ich kart kredytowych itd. Zazwyczaj wszystkie programy PIM udostępniają funkcję zabezpieczenia dostępu hasłem. Te prostsze oferują dostęp do programu jednemu użytkownikowi po podaniu hasła. Te bardziej skomplikowane umożliwiają zdefiniowanie wielu użytkowników mających określone uprawnienia w systemie przy jednoczesnym zaszyfrowaniu pliku bazy danych, który przechowywany jest na dysku komputera pracownika. W tym przypadku nieautoryzowany dostęp do pliku, wynikający np. z kradzieży komputera, nie spowoduje, że osoba nieuprawniona będzie mogła skorzystać z danych. Dane pracownika będą zaszyfrowane i dostępne jedynie po podaniu hasła. Oczywiście osobną kwestią jest to, że niektórzy pracownicy stosują hasła łatwe do odgadnięcia np. „1234” lub „admin”.
Ostatnim elementem, który może wpłynąć na wybór lub przydatność oprogramowania PIM w konkretnej firmie to MOŻLIWOŚĆ SYNCHRONIZACJI lub wymiany DANYCH z innymi systemami komputerowymi. Komputerowy kalendarz zazwyczaj instalowany jest w stacjonarnym komputerze ma jedną, coraz bardziej istotną wadę tzn. ciężko taki komputer zabierać ze sobą np. jadąc na spotkanie z klientem. Można ewentualnie zainstalować program PIM w komputerze przenośnym ale i to rozwiązanie nie sprawdza się zbyt dobrze w podróży w związku z rozmiarami notebooka. Dlatego dobrze byłoby gdyby terminarz pracujący np. w komputerze firmowym potrafił wymieniać dane z laptopem menedżera lub chociażby ze smartfonem. Obecnie większość programów PIM standardowo umożliwia wymianę danych poprzez np. pamięć przenośną USB (popularny pendrive) lub poprzez internet.
Dzięki synchronizacji danych przez internet można współdzielić je z innymi pracownikami niezależnie od miejsca pobytu. Jednakże nie dla wszystkich wymiana danych przez internet jest odpowiednia. Niektórzy właściciele firm boją się przekazywać swoje dane do serwera internetowego producenta oprogramowania lub ostatnio popularnej chmury (ang. Cloud Computing) gdyż tak naprawdę nie ma pewności co się z tymi danymi będzie działo na serwerze i kto będzie miał do nich dostęp. Niektórzy obawiają się, że dane mogą być udostępnione firmom trzecim a to byłoby niedopuszczalne np. w przypadku danych teleadresowych (czyt. Ustawa o ochronie danych osobowych ). W związku z tym aby uniknąć takich dylematów należy używać w firmach programu, który pozwala synchronizować dane przez własny serwer lub korzystać z rozwiązań, w których synchronizacja obywa się za pośrednictwem dysków przenośnych np. USB PENDRIVE lub sieci LAN (ang. Local Area Network).
Czytasz sekcję dotyczącą charakterystycznych elementów komputerowych terminarzy
