Organizacja miejsca pracy a zarządzanie czasem
Porządek na biurku to kolejny ważny, choć niedoceniany element wpływający na dobrą organizację pracy. Usprawnienie procesu zarządzania czasem pracownika jest związane z organizacją jego miejsca pracy, chociaż co trzeci badany (29%) uważa inaczej. W wywiadach pogłębionych przeprowadzonych z wybranymi pracownikami, którzy w badaniu ankietowym zaznaczyli, że ich zdaniem zła organizacja miejsca pracy nie ma wpływu na marnowanie czasu okazało się, że oprócz bałaganu na biurku mają bałagan w komputerze. Przy czym sami zainteresowani twierdzą, że mają wszystko pod kontrolą do momentu gdy nie trzeba szybko odszukać jakiś informacji lub gdy inny pracownik ma skorzystać z nieswojego komputera.
Porządek na biurku sprzyja koncentracji oraz wpływa na komfort pracy. Mimo tego, niektórzy ankietowani bagatelizują sprawę porządku w miejscu pracy lub komputerze. Warto jednak zwrócić uwagę, że w praktyce organizacja miejsca pracy stanowi istotny element efektywności zawodowej. Decyduje również o szybkości i skuteczności działań podjętych przez pracownika. Pracownik przy swoim biurku spędza większość czasu pracy, dlatego należy upewnić się czy jest ono urządzone w sposób funkcjonalny i sprzyja efektywnemu zarządzaniu czasem oraz czy nie wpływa na marnowaniu czasu.
Główna zasada organizacji mówi, że pracownik wszystko powinien mieć pod ręką a to oznacza, że musi mieć wygodny dostęp do najpotrzebniejszych narzędzi. Miejsce pracy można podzielić na trzy strefy:
• strefa natychmiastowego dostępu, w której powinny się znajdować przedmioty będące w zasięgu ręki, które są niezbędne w codziennej pracy np. sprzęt, dokumenty, długopisy, kartki papieru itp.,
• strefa z dostępem na siedząco w której mogą znaleźć się przedmioty potrzebne do realizacji bieżących zadań ale do których pracownik sięga rzadziej,
• strefa poza miejscem siedzącym, w której powinny znajdować się przedmioty lub narzędzia z których pracownik bardzo rzadko korzysta ale są mu potrzebne w pracy.
Materiały biurowe, listy elektroniczne, telefon i inne rzeczy, z których najczęściej się korzysta powinny być umieszczone w strefie natychmiastowego dostępu w ten sposób, aby miał do nich najwygodniejszy dostęp. Pracownik powinien sprawdzić czy w toku realizacji swoich obowiązków zawodowych nie traci czasu na poszukiwanie przedmiotów lub informacji, które powinien mieć pod ręką (czyt. strefa z dostępem na siedząco). Powinien również sprawdzić czy nie musi kilka razy dziennie wstawać od biurka i iść np. do innego pokoju aby skorzystać z potrzebnego urządzenia (czyt. strefa poza miejscem siedzącym). Jeśli okazuje się, że część potrzebnych sprzętów znajduje się poza jego miejscem pracy to warto rozważyć czy nie umieścić sprzętów w obrębie jego pokoju. Ewentualnie zorganizować pracę tak, aby konieczność korzystania z danego sprzętu ograniczyć do jednego lub dwóch razy dziennie. Dla przykładu zamiast kserować umowę zaraz po jej sporządzeniu może wszystkie umowy włożyć do jednego segregatora i dopiero pod koniec dnia wykonać ich kopię.
Pokrewny temat: Organizer do zarządzania informacją osobistą w firmie
Metoda 5S organizacji miejsca pracy
Organizując miejsce pracy pracownika lub menedżera warto stosować się do japońskiej metody utrzymania organizacji pracy o nazwie 5S. Celem metody jest stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy. Nazwa 5S odnosi się do pięciu japońskich słów: SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE tj. Selekcja, Systematyka, Sprzątanie, Standaryzacja i Samodyscyplina.
SELEKCJA dotyczy sortowania wszystkich materiałów niezbędnych w miejscu pracy i pozostawienie tylko tych, które są niezbędne. Rzeczy niepotrzebne pracownik powinien archiwizować (magazynować) lub wyrzucać, gdyż powodują bałagań oraz zakłócają wydajną pracę. SYSTEMATYKA polega na uporządkowaniu miejsca pracy. Narzędzia, urządzenia i materiały muszą być układane systematycznie. Każda rzecz musi mieć wydzielone i oznaczone miejsce dzięki czemu pracownik będzie mógł uzyskać do niej szybszy dostęp. Innymi słowy wszystko musi być na swoim miejscu. SPRZĄTANIE wskazuje na potrzebę utrzymania czystego i uporządkowanego miejsca pracy. Po zakończeniu pracy wszystkie rzeczy powinny być umieszczone na swoich miejscach. STANDARYZACJA z kolei oznacza, że wykonywane czynności należy standaryzować aby można je było wykonywać łatwiej i kontrolować. SAMODYSCYPLINA dotyczy utrzymania standardów i wymaga przestrzegania przez pracownika wcześniej ustalonych zasad aby uczynić je przyzwyczajeniem. Metodę 5S warto zastosować także organizując dane w komputerze. Z obserwacji wynika, że bałagan w komputerze powoduje, że pracownik traci dużo czasu na wyszukiwanie informacji lub dokumentów, które zapisał ale nie wie pod jaką nazwą oraz w jakiej lokalizacji (miejscu). Dlatego selekcja, zachowanie systematyki oraz standaryzacja to niezbędne elementy metody 5S, których należy bezwzględnie przestrzegać, aby zapanować nad danymi biznesowymi przechowywanymi w komputerze pracownika lub sieci firmowej.
Niektórzy pracownicy jednak twierdzą, że lubią bałagan na biurku a tym samym przekazują nieświadomie dla mózgu jasny komunikat: „mam dużo do zrobienia i chyba się nie wyrobię”. Takie myśli powodują napięcie i niepokój oraz prowadzą do sytuacji stresowych a to nie sprzyja efektywności pracy. Dlatego warto przekonać pracowników do tego, aby zadbali o porządek na biurku. Można np. schować dokumenty do półki z adnotacją „Do zrobienia” tak, aby nie były widoczne a pozostawić tylko te, które w danych momencie są potrzebne. Jednocześnie pracownik powinien zajmować się jedną rzeczą, aby wykonując swoje zadanie nie rozpraszał się patrząc na stos dokumentów, które czekają na wykonanie. W przypadku dużej ilości dokumentów lub przedmiotów warto zapisywać gdzie się znajdują, aby nie tracić czasu na ich poszukiwanie. Niepotrzebne rzeczy pracownik od razu powinien wyrzucać. Ta sama zasada dotyczy korespondencji e-mail oraz dokumentów elektronicznych. Jeśli pracownik ma wątpliwości czy dokument może mu się jeszcze przydać to można go odłożyć do segregatora lub folderu (w przypadku dokumentów komputerowych) z adnotacja „Do usunięcia/wyrzucenia”. Na koniec dnia roboczego, pracownik powinien przejrzeć odłożone rzeczy i wyrzucić lub skasować te, które uzna za niepotrzebne.
Inne artykuły do zarządzania czasem i programu mAsystent
Obserwując pracowników w małych firmach odpowiedzialnych za obsługę klientów można dojść do wniosku, że należy zreorganizować system informacyjny funkcjonujący w przedsiębiorstwie aby usprawnić obsługę klienta. Klient chce, aby jego sprawa…
Organizator terminów i baza kontaktów
Menedżer kontaktów (ang. Contact Manager) to program, który umożliwi Państwu stworzenie bazy danych dotyczących Państwa kontaktów biznesowych oraz prywatnych. Od tej pory nie musicie Państwo zarządzać bazą klientów w programie…
Odtwarzacz stacji radiowych
Program mAsystent został wyposażony w bezpłatny odtwarzacz stacji radiowych o nazwie mAsystent RADIO dzięki, któremu możecie Państwo słuchać wszystkich stacji radiowych, które nadają swoje audycje w Internecie. Wystarczy dodać stację…
Szukaj w serwisie:
Platforma szkoleniowa
Materiały na dobry początek
Ważny komunikat
W chwili
obecnej program mAsystent nie jest już rozwijany i nie jest świadczona do niego pomoc
techniczna. Z programu można nadal korzystać ale nie udzielamy pomocy w jego
obsłudze oraz nie oferujemy modyfikacji programu do potrzeb firmy. Jeżeli potrzebujecie Państwo
typowego systemu CRM do obsługi swoich klientów to polecamy oprogramowanie SuiteCRM
na licencji open source. Natomiast do obsługi zgłoszeń telefonicznych lub e-mail
możemy polecić darmowy system OTRS.